中山大学新华学院关于印发《中山大学新华学院印章管理办法》的通知
 
校内各单位：
为维护印章管理的严肃性，加强和规范学校印章的管理，确保印章安全有效使用，根据中共中央办公厅《关于各级党组织印章问题的规定》（中办发〔1983〕37号）和《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》（国发〔1999〕25号）等文件要求，结合学校实际，特修订《中山大学新华学院印章管理办法》。现予以印发，请遵照执行。
 
附件：《中山大学新华学院印章管理办法》
 
中山大学新华学院
2017年6月29日
 

附件
中山大学新华学院印章管理办法
 
第一章  总 则
第一条  为维护印章管理的严肃性，加强和规范学校印章的管理，确保印章安全有效使用，根据中共中央办公厅《关于各级党组织印章问题的规定》（中办发〔1983〕37号）和《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》（国发〔1999〕25号）等文件要求，结合学校实际，制定本办法。
第二条  本办法适用于学校行政校印（含钢印）、学校党委印章及学校机关各处、室、中心，直属单位，各学院、直属系，党委工作机构、各二级党组织、各群团组织等单位印章的管理。
第二章  印章的刻制
第三条  本办法所涉及的印章必须在广州市公安局指定的印章刻制点刻制。
第四条  刻制印章的审批程序
（一）学校行政校印（含钢印）、学校党委印章由上级主管部门审批。
（二）学校领导签字章，经主要校领导审批后，由校长办公室办理刻制。
（三）学校机关各处、室、中心，直属单位，各学院、直属系等处级行政单位印章，党委工作机构、各二级党组织、各群团组织等单位印章，按照学校的发文，由校长办公室办理刻制。
（四）经上级部门批准的机构或挂靠管理机构，如实验室、中心、研究所等，需刻制印章，由用印单位提出刻章申请，附上有关批文的复印件，并出示批文原件，经校长办公室审核，分管校领导审批后，由校长办公室出具学校证明，并办理刻制。
（五）学校或学院、实体系批准成立的科研机构的印章，由用印单位提出刻章申请，经相应的主管部门审核，校长办公室审批后，按本管理办法规定程序办理刻制。
（六）处级以上（含副处级）行政单位确因工作需要须刻制其他行政用章或专用印章（包括合同专用章、财务专用章等），由用印单位提出书面申请，经校长办公室审核，报校长审批后，由校长办公室出具学校证明，并办理刻制。
（七）科级单位（含科级）一般不刻制印章。确实因工作需要须刻制印章的，由用印单位提出申请，经上级主管部门负责人审核，校长办公室审批后，由校长办公室出具学校证明，并办理刻制。
（八）各学院（直属系）办公室不刻制印章。学院下设系（不含直属系）或教研室行政印章由其上级主管部门负责审定，并按本办法的规定办理刻制。
（九）单位印章破损需重新刻制印章，由用印单位提出申请，经校长办公室审批后，由校长办公室出具学校证明，并办理重新刻制。
（十）印章的质料由校长办公室根据实际情况决定，一般不刻制原子章。
（十一）不按本管理办法规定程序刻制的印章均属无效印章。
 
第五条  印章启用与废止
（一）所有印章必须在校长办公室留印模备案并发文公布后方能启用，旧印章同时作废。旧印章必须在收到学校启用新印章的发文后五日内上交校长办公室，统一由学校档案室封存。校领导的公务私章、签字章停止使用后，由校长办公室及时封存。
（二）印章因损坏、单位撤销、名称更改等原因终止使用的，必须在收到学校发文后五日内上交校长办公室，统一由学校档案室封存。
第六条  印章的样式、尺寸
（一）学校行政校印为圆形，直径为四点二厘米，上部自左而右环行刊学校名称，中心部刊五角星。
（二）学校行政钢印为圆形，直径为四点二厘米，上部自左而右环行刊学校名称，中央刊五角星。其他确需使用钢印并获学校批准刻制钢印的单位，其钢印直径不得大于四点二厘米和小于三点五厘米，上部自左而右环行刊学校名称，中央刊五角星，下部自左而右横向排列刊单位名称。
（三）学校党委印章为圆形，直径为四点二厘米，圆边宽零点一五厘米，上部自左而右环行刊学校党委名称，中间刊镰刀锤子图案，直径一点六厘米。
（四）校机关处级单位的印章为圆形，直径为四厘米，上部自左而右环行刊学校名称，中心部刊五角星，下部自左而右横向排列刊处级单位名称。
（五）学校党委工作机构的印章为圆形，直径为四厘米，圆边宽零点一五厘米，上部自左而右环行刊学校党委名称，中间刊镰刀锤子图案，直径为一点五厘米至一点六厘米，下部自左而右横向排列刊工作机构名称。
（六）学校二级党组织的印章为圆形，直径为四厘米，圆边宽零点一五厘米，上部自左而右环行刊学校党委和二级党组织名称的前段，中间刊镰刀锤子图案，直径为一点四厘米，下部自左而右横向排列刊学校党委和二级党组织名称的后段。
（七）学校工会的印章为圆形，直径四点二厘米，圆边宽零点一二厘米，宽边内加一细线，上部自左而右环行刊上级工会组织名称，中心部刊五角星，下部自左而右横向排列刊学校工会名称。
（八）学校团委及二级团组织印章的样式和大小按照《共青团中央关于各级团组织印章问题的规定》(中青字〔1979〕10号)文件要求刻制。
（九）学院、直属系单位的印章为圆形，直径为三点八厘米，上部自左而右环行刊学校名称，中心部不刊五角星，下部自左而右横向排列刊学院、直属系单位名称。
（十）处级以上（含副处级）行政单位的其他专用印章（包括经济合同章、财务专用章等），必须在名称、式样上与单位行政印章加以区别。
（十一）学校批准刻制印章的科级单位印章为圆形，直径为三点八厘米，上部自左而右环行刊学校和处级单位名称，中心部不刊五角星，下部自左而右横向排列刊科级单位名称。
（十二）上级部门批准的机构或挂靠管理机构，如实验室、中心、研究所等的印章为圆形，直径为三点八厘米，上部自左而右环行刊学校名称，中心部刊五角星，下部自左而右横向排列刊机构单位名称。
（十三）由学校或各学院、直属系批准成立的的科研机构印章为椭圆形蓝章，横径四厘米，竖径二点八厘米，上部自左而右环行刊学校（学院）名称，中央不刊五角星，下部自左而右横向排列刊机构单位名称。
（十四）学院下设系（不含直属系）或教研室行政印章为椭圆形蓝章，横径四厘米，竖径二点八厘米，上部自左而右环行刊学校和学院名称，中央不刊五角星，下部自左而右横向排列刊机构单位名称。
（十五）印章印文使用国务院公布的规范汉字，字体采用宋体。印章所刊名称，应为学校发文所规定的名称。印章所刊名称如字数过多难以刻印时，可以考虑采用学校统一规定的简称。
第三章  印章的保管
第七条  印章的保管
（一）校长办公室/党委办公室是学校各类印章的综合管理部门，负责保管、使用学校行政和党委印章、校领导公务私章、签字章、合同专用章及学校委托代管的其它印章。
（二）各公章持有单位负责人对本单位印章负有监管责任，必须指定专人监印保管、使用本单位印章。监印人应在学校工作一年以上，保密意识强，工作认真负责。
（三）印章管理人员如因工作变动，应及时上交印章，并重新确定印章管理人员，做好交接手续。印章的交接手续由相关单位主管领导负责并记录备案。
（四）印章必须妥善保管，不能随意放置，不得借用，不能携出单位以外使用。印章若遗失，监印人须及时向本单位负责人、校长办公室书面报告。校长办公室接到遗失印章的报告后，要及时报告有关领导，并按印章管理规定处理。
（五）注意印章的保养，要及时清洗，以确保印文字迹清晰。
第四章  印章的使用
第八条  印章的使用范围
（一）学校印章主要用于学校公文公函、各级各类学生毕业结业肄业证件、学校行为合同或协议、项目申报书（表）、成果申报或鉴定书（表）、专利申请书、师生员工因公因私出国审核件、学校发奖励证书、教职工工作证及学生证等用印。
（二）除学校行政校印、学校党委印及学校授权的印章外，其他印章不对外使用，只能在本单位的职责范围内使用。严禁使用各单位的印章对外签订合同及其它契约类文书。
（三）专用印章是学校及校内有关单位履行自己的某一专项业务而使用的印章。该印章只代表印章上刊明的使用范围。
（四）学校钢印限于有关证书原件照片用印，不能作为文件、介绍信及其它凭证的有效标志。
（五）校领导公务私章、签字章属于学校的公务章，代表学校领导人的身份，是行使职务的标志。
第九条  印章的使用要求
（一）各单位应根据本单位实际制定详尽的印章管理实施办法，建立用印办理程序和审批制度，公布有关规章制度和办理程序，并报校长办公室备案。
（二）使用印章必须办理审批和登记手续。用印人在用印前要填写《使用印章审批条》报请有关领导审批，用印时要登记备案，并将用印材料复印一份留存。登记的项目包括：用印单位、用印日期、用印事由、用印经手人、批办人、经办人。
（三）监印人员在用印时要审阅、了解用印内容，核实、清点用印数量。监印人员盖章时要规范，使盖出的印章端正、清晰、美观。落款处加盖的印章应骑年压月，但不压正文。
（四）所有使用学校印章的公文、公函、协议书、合同书以及各种报表、申报材料等，用印单位要指定专人负责，统一编号，分类登记，并存入学校档案。
（五）学校印章不借出使用。如有特殊情况必须携章外出使用时，必须报请分管校领导同意，由印章监管人携章同行监督使用，使用后及时送回学校。
（六）监印人员要坚持原则，对不符合规定的用印，应予拒绝并向本单位负责人汇报。
第十条  印章使用的审批程序。
（一）以学校名义发出的公文、公函，要填写《中山大学新华学院发文稿纸》，经拟稿人和核稿人签名，拟稿单位负责人签署意见，分管校领导审核签发及校办负责人复核后，方可使用学校印章。
（二）凡学校颁发的各种证书、证件用印，经承办单位造册、编号，单位负责人审核签名，报分管校领导审批，方可使用学校印章。补办各类证件，须持相关单位证明，并注明编号，经校长办公室审核，方可使用学校印章。
（三）以学校名义对外签订协议、合同，按学校有关规定，经承办单位审核签字后报分管校领导审批同意，方可使用学校合同专用章。
（四）学校各类对外报表，须经相关单位负责人审核签名，分管校领导审批同意，方可使用学校印章。
（五）个人办理有关证件、执照等，经学校有关单位证明当事人为我校在册教职工或注册学生后方可使用学校印章，并需证明人在用印栏中注明“本印章仅证明当事人为我校在册教职工（或注册学生）”。
（六）各单位印章的使用，由该单位主要负责人批准，单位监印人员凭主要负责人签字，确认后方可使用印章。
（七）学校委托校长办公室代管的印章，凭印章所属单位主要负责人签批同意的《使用印章审批条》，经校长办公室监印人员审核，确定后方可使用印章。
第五章  责任
第十一条  印章管理人员必须认真负责，严格遵章守纪、秉公办事，严格执行审批手续和用印登记制度。严禁未经分管校领导审批或者校长办公室主任批准擅自加盖行政校印，严禁未经单位负责人批准同意擅自加盖单位行政印章，严禁在空白介绍信、空白合同、空白单据或空白纸上加盖印章。严禁使用伪造印章。
第十二条  违章行为一经发现，学校将追究当事人和单位主管负责人的责任，并有权责成违法者承担由此造成的民事、经济法律后果。对伪造印章或使用伪造印章者，除追究当事人和单位主管负责人的行政责任外，还将有关人员依照国家有关法规查处。
第六章  附则
第十三条  现行校内有关印章管理规定如有与本办法不一致的，以本办法为准。
第十四条  本办法由校长办公室负责解释。
第十五条  本办法自发文之日起施行，原制定的《中山大学新华学院印章管理规定》（中新院〔2009〕20号）、《中山大学新华学院系（部）印章管理办法》（中新院〔2012〕9号）同时停止施行。