附件
中山大学新华学院会议室使用管理规定
 
为加强学校会议室的管理，提高会议室的使用效率、节省资源、避免浪费，确保学校各类会议的顺利召开，根据学校的工作安排，结合会议室的使用情况，对会议室的使用做出如下规定：
一、会议室是专门用于召开会议、研讨工作的地方。会议室由校长办公室统一管理，负责使用登记与调度，会议涉及使用的设施设备由专人负责保护、管理与调试。
二、会议室使用遵循“学校优先、紧急优先、先登记优先”的原则安排使用。为避免会议时间发生冲突，各单位使用会议室需提前向校长办公室提出申请，填写《会议室使用申请表》（见附件1），并在《会议室使用登记本》（见附件2）上登记备案，以便统一安排。如遇特殊情况、紧急会议无法提前登记的，可先报校长办公室综合事务科，开启会议室先行使用，事后补办登记手续。
三、填写《会议室使用申请表》时，需说明会议时间、会议地点、参会人员等。双休日、节假日使用会议室的，需提前到校长办公室办好申请手续，领取会议室钥匙备用，并于会议结束后的首个工作日归还。
四、使用单位应在预约时间段内使用会议室，若后续时间无其他安排，可超时使用。但若紧接的时间段内已安排了其他单位使用，超时单位必须终止使用该会议室。若使用单位在预约时间段内长时间未到会议室或临时取消使用申请的，则会议室使用权由校长办公室另作安排，再需使用时，需重新申请。
五、广州校区办公楼四楼第一会议室、教学楼一楼D101会议室，