关于印发《中山大学新华学院档案管理办法（试行）》的通知
 
校内各单位：
为促进学校档案管理工作的制度化、规范化，根据《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》的要求，结合学校实际情况，制定《中山大学新华学院档案管理办法（试行）》，现印发你们，请遵照执行。
 
附件：中山大学新华学院档案管理办法（试行）
 
中山大学新华学院
2016年12月30日
附件
 
中山大学新华学院档案管理办法（试行）
 
为提高学校档案工作水平，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》的规定，结合学校实际情况，制定本办法。
一  总  则
第一条　本办法所称档案指学校在教学、科研、管理以及其它活动中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的原始记录。
第二条　学校档案工作实行统一领导、分级管理的原则，确保档案完整与安全，便于学校和社会的开发与利用。
第三条　档案工作是各项工作的重要组成部分，是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。各学院、直属系，各职能部门（下称校内各单位）在档案工作中应逐步做到“三纳入”、“四同步”，即：将档案工作纳入日常工作计划和长远工作规划，纳入考核管理机制，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，同步落实布置、检查、总结、验收档案工作。
 
第二章  管理体制和机构职责
第四条  学校的档案工作接受学校档案管理领导小组的统一领导。档案管理领导小组的职责是：协调各单位落实档案工作的“三纳入”和“四同步”；负责对校内各单位档案工作进行监督、检查和考核；审议通过学校档案工作的规划、计划、总结；统一协调解决学校档案工作的重大事宜等。
第五条  学校档案室既是档案工作的职能管理部门，又是永久保存档案并提供利用和服务的部门，基本职能是：
（一）贯彻执行国家和地方关于档案工作的法规政策，执行上级主管机关下达的有关档案工作的指令和规范；
（二）拟定并健全学校档案工作的规章制度和业务规范，对校内各单位档案工作进行监督、指导和检查；
（三）负责学校档案的收集、整理、分类、鉴定、统计、保管、保护等工作；
（四）编制档案检索工具，编研出版档案史料，开发档案信息资源；
（五）开展档案宣传、咨询活动，做好档案利用服务；
（六）组织档案工作人员业务培训工作；
（七）开展档案理论、业务研究，组织、参加档案工作协作与交流；
（八）发挥档案的教育职能，开展爱国主义教育活动。
 
第六条　学校实施档案分级管理，结合实际设立档案分室，接受学校档案室的指导和监督，每年向学校档案室报送新增档案目录和统计年报表，定期移交需永久保存的档案。
第三章  人员及岗位职责
第七条　学校档案室应配备有较好政治素养、具备档案专业知识、数量足够的档案工作人员，各单位至少应配备一名专（兼）职档案员，承办本单位档案材料的积累、立卷、移交等工作。
第八条  分管档案工作的校领导职责包括：
（一）加强对档案工作的领导，将其纳入学校的整体发展规划，列入学校议事日程，督促各单位按规章制度做好本部门的档案工作；
（二）关心档案工作的建设与发展，及时解决档案工作中的重大问题和困难，为档案工作创造良好的条件；
（三）主持学校档案工作会议等重大活动；
（四）审批档案材料的销毁报告。
第九条  分管档案工作的各单位领导职责包括：
    （一）领导督促本单位工作人员执行学校档案工作规章制度，把档案工作纳入各单位的议事日程和有关人员的职责范围；
（二）为档案工作人员提高政治、业务素质创造条件，并将立卷归档工作作为检查、考核其工作业绩的重要依据；
（三）监督和检查本单位档案材料的形成、积累、整理和立卷工作，保证案卷质量和档案材料的及时归档；
（四）负责本单位档案材料的安全和保密工作。
第十条  专职档案员的职责包括：
（一）热爱档案事业，贯彻执行国家、地方档案政策法规和学校档案工作规章制度，确保档案的完整与安全；
（二）做好学校档案材料的收集、保管、整理、利用、统计、编研等工作，保证归档材料的齐全、完整、系统、准确；
（三）定期开展对兼职档案员的业务指导、培训工作；
（四）开展档案咨询、宣传、教育活动，开发档案信息资源，发挥档案的价值。
第十一条　兼职档案员的职责包括：
（一）贯彻落实国家关于档案工作的法律法规、方针政策和学校有关规定，制定本单位档案工作计划；
（二）做好本单位文件材料的收集工作，坚持平时预立卷；
（三）将需要归档的文件组卷装订，做到合乎要求、编目清楚、标题准确、装订整齐，相应的信息录入档案管理系统，信息完整、著录规范，并及时向学校档案室移交档案；
（四）做好本单位文件材料的分类、组卷、编目、登记、保管、利用等工作；
（五）加强与学校档案室的联系，积极提出改进工作的意见和建议；
（六）及时向本单位分管档案工作负责人汇报工作，有关工作人员工作变动时，督促其做好文件材料的交接工作。
第四章  条件保障
第十二条  学校档案事业所需经费，列入学校预算，单列专款由学校档案室统筹安排。学校各单位应对用于保存本单位归档文件所需的档案装具等设备，在其经费中给予支持。
第十三条  学校应当提供专用的、符合档案管理要求的档案用房，对不适应档案事业发展需要或不符合档案保管要求的，按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）的要求及时进行改扩建或者新建，库房应具有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。
第十四条  学校有计划地为学校档案室配置复印、录像、照像、扫描、缩微、恒温、恒湿等适应档案现代化管理需要的设备，如计算机、图像扫描仪、复印机、摄像头、空调、去湿机、灭火器、警报器、密集架等。
第十五条  学校有计划地为学校档案室配置档案管理现代化、服务网络化的设备设施，加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。
 
 
 
第五章  档案的管理
第十六条  学校实行文件材料形成单位、课题组立卷的归档制度。由立卷人按纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，加以系统整理，编排页号和件号，制作目录。
第十七条  各单位立卷归档分工为：全校性、综合性材料由学校办公室（党委办公室）立卷归档，其余材料由其它职能部门立卷归档。立卷归档涉及多个单位的材料由文件的主办单位归档，其它单位协办。学校组织承办的重要会议或重大活动所形成的文件材料，由会议或活动的承办单位立卷归档。
第十八条  档案材料的保管期限划分为永久、30年、10年。
第十九条  归档要求包括：归档文件应质地优良，格式统一，手稿字迹工整，使用规范的书写材料，图像清晰（配有文字材料），签字手续完备，装订整齐、美观，符合标准。
第二十条  归档时间和手续为：
（一）各职能部门和能按年度归档的部门，应在次年六月底前归档；
（二）各学院、直属系和能按教学年度归档的部门，应在次学年度寒假前归档；
（三）科研类档案应在项目完成后两个月内归档；
（四）基建类档案应在项目完成后三个月内归档；
（五）重大活动应当在活动结束后一个月内归档；
（六）档案的移交、接收必须履行相应的手续，填写移交清册一式二份，并由交接双方签名盖章。
第二十一条  学校档案分为：党群档案、行政档案、教学档案、科研档案、基建档案、设备档案、产品档案、会计档案、外事档案、出版物档案、学生档案、教职工人事档案、实物档案、声像档案、人物档案十五个大类。
第二十二条  学校档案室应当建立健全档案鉴定、统计、保管、安全保密、利用借阅制度，按规定接收、整理、保管和提供档案利用，采用现代化技术，防止档案的破损、褪色、霉变、散失。
第二十三条  学校档案室做好档案鉴定销毁工作，对保管期限已满及已达到开放期限的档案进行鉴定，提出销毁、开放或延长保管期限的意见。凡需销毁的档案，应征得有关单位负责人的同意，编制清册，报分管校领导审批。销毁档案时必须有两人监销，批准人和监销人应在销毁清册上签字。
第六章  档案的利用
第二十四条  档案工作人员应当熟悉档案，主动提供利用，为校领导、有关单位的决策提供有价值的参考，积极发挥档案的信息功能，提高档案利用率。
第二十五条  利用档案要遵循如下原则：
（一）向档案部门移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先使用权，并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案部门应予以维护；
（二）凡持有合法证明的单位和个人，在注明利用档案的目的和范围后，可按规定查阅利用档案；
（三）档案部门应当为学校和社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用；
（四）境外组织或个人利用学校档案的，应按国家有关规定办理。
第二十六条  档案属下列情况之一者不宜开放：
（一）涉及党和国家秘密的；
（二）涉及专利或技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成单位规定限制利用的。
第二十七条  利用档案中涉及未公开的技术问题，须经档案形成单位或本人同意，必要时报请校领导审查批准；涉及重大问题或者国家秘密的，应经保密室负责人批准。
第二十八条  加强档案编研工作，将档案信息资源的开发利用纳入到学校信息网络整体建设工作和校内外编史修志工作之中，对档案资料进行研究整理，编辑出版。
第二十九条  根据学校和社会的需要，经审批，在适当的时候通过展览和媒体公布一定数量的档案资料。
第七章  考核、奖励与处罚
第三十条  建立健全档案工作考评制度。根据考核制度和档案工作人员的岗位职责，对学校各单位的档案工作进行定期检查和评比，检查结果纳入档案工作人员的年度考核中，对出色完成工作任务的单位给予表彰奖励；对没有完成归档任务或造成档案损失的单位和责任人视情节轻重，根据有关规定给予教育或处分。
第三十一条  有下列事迹之一的单位和个人，应给予表彰：
（一）在档案的收集、整理、提供利用中做出显著成绩的；
（二）在档案的保护和现代化管理中做出显著成绩的；
（三）在档案学及档案史料研究中做出重要贡献的；
（四）将重要的或珍贵的档案捐赠给学校档案部门的；
    （五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
第三十二条  对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，按照《中华人民共和国档案法实施办法》和《档案管理违法违纪行为处分规定》（国家档案局令第30号令）规定的程序和处理方法予以处分。
有下列行为之一的，学校对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任：
（一）损毁、丢失档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布、销毁档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
（六）对于未经档案验收或者验收不合格的重点基建工程和重大科研项目进行竣工验收、鉴定的；
（七）玩忽职守，明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；
（八）其它违反档案法律法规和学校有关档案管理规章制度的行为。
第八章  附  则
第三十三条  本办法自公布之日起执行，由学校档案室负责解释。