关于印发中山大学新华学院档案工作制度的通知
 
校内各单位：
为促进学校档案工作的制度化、规范化，根据《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》等法律法规和文件精神，结合学校实际情况，制定《中山大学新华学院档案保密制度（试行）》《中山大学新华学院档案利用制度（试行）》《中山大学新华学院档案鉴定销毁制度（试行）》《中山大学新华学院档案库房管理制度（试行）》，现印发你们，请遵照执行。
 
附件：1.中山大学新华学院档案保密制度（试行）
      2.中山大学新华学院档案利用制度（试行）
      3.中山大学新华学院档案鉴定销毁制度（试行）
      4.中山大学新华学院档案库房管理制度（试行）
 
 
中山大学新华学院
2016年12月30日


附件1
 
中山大学新华学院档案保密制度（试行）
 
为做好学校档案的安全保密工作，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保密法》《高等学校档案管理办法》《中山大学新华学院档案管理办法（试行）》等法律法规和文件精神，结合学校实际情况，制定本制度。
第一条  档案工作人员和利用者必须树立保密观念，严守机密，贯彻执行档案保密工作相关法律法规，严格遵守安全保密制度和工作程序。
第二条  档案工作人员不得擅自复印、摘抄或传播涉密档案材料或内容。严禁在互联网上公布涉密档案内容，严禁在通信来往、电子邮件、无保密措施的有线和无线通讯中传递涉密档案内容，严禁在公共场合和私人交往中谈论涉密档案内容。
第三条  对不归档的重份的秘密文件材料及经档案鉴定小组鉴定，需要销毁的秘密级以上的档案材料，必须登记造册，经分管档案工作校领导批准并指定两名人员共同监销。
第四条  档案库房重地，非经管人员，未经同意，一律不得入内。
第五条  查阅涉密档案，须经分管档案工作校领导批准。
第六条  一般情况下，涉密档案只供在档案室查阅，不得外借，违反者按照相关法律规定，追究其责任。
第七条  库房内涉密档案，应当在符合国家保密标准的设施、设备中保存，并指定专人管理。
第八条  存储学校档案的计算机信息系统按照涉密程度实行分级保护，应加强对涉密计算机信息系统的管理，严厉禁止以下行为：
（一）将涉密计算机、涉密存储设备接入互联网及其他公共信息网络；
（二）在未采取保护措施情况下，将涉密计算机信息系统与互联网及其他公共信息网络进行信息交换；
（三）使用非涉密计算机、非涉密存储设备存储和处理涉密档案；
（四）擅自卸载、修改涉密计算机信息系统的安全技术程序、管理程序；
（五）将未经安全技术处理的停止使用的涉密计算机、涉密存储设备赠送、出售、丢弃或改作其他用途。


附件2
 
中山大学新华学院档案利用制度（试行）
 
为便于学校及社会对档案的利用，充分发挥档案的价值和作用，依据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《中山大学新华学院档案管理办法（试行）》等法律法规和文件精神，制定本制度。
第一条  档案利用服务是档案工作的根本目的，学校应设立档案阅览室，并配置阅档设备。档案工作人员要熟练掌握业务技能，熟悉馆藏，爱岗敬业，严格执行档案利用工作制度，编制档案检索工具，提高利用的效率。
第二条  档案利用方式包括阅览室查阅档案、提供档案原件复制、编辑出版档案汇编、制发档案证明、信函邮件查询等。
第三条  属于学校开放范围内的档案，可提供给学校内外部人员查阅。不属于学校开放范围内的档案，一般不对校外提供利用。
第四条  利用手续
（一）档案利用者须说明利用档案的目的，出示相关证明，方可查阅档案。学校内部工作人员因工作需要，可直接查阅本人工作范围内的档案；查阅本人工作范围以外的档案需经档案室负责人审批同意。校外单位人员查阅档案，需出示本人有效身份证件和组织单位介绍信，方可查阅。在校学生查档需出示学校证明和本人学生证；毕业学生查档需凭本人身份证或毕业证。
（二）档案利用者必须履行档案利用登记手续，填写《档案利用登记表》。
（三）档案借出须经档案工作人员办理借出审批手续。一般的流程是：
（1）借档人员须持有单位开具的介绍信，说明借出原因、借出起止时间，并有单位领导的意见和签字；
（2）经过分管档案工作的校领导批准；
（3）档案工作人员从库房抽取档案，在档案借出登记簿上登记，并在借出材料上注明借出材料的档案编号和借出时间后，将借出材料交给单位的借档人员，同时要求借档人员在借档登记簿上签字确认。
（四）借出档案不得超过一周，逾期不能按时归还者，事前应向档案部门说明情况，并办理续借手续。
（五）档案利用者用毕档案后，档案工作人员应当立即清点、检查，确定无丢失或损坏情况方可签收放回原处。
第五条  利用要求
（一）严格遵守《中山大学新华学院档案保密制度》，未经批准，不得擅自抄录、复制、公布档案，不得翻阅与利用目的和利用范围无关的档案内容。
（二）档案利用者在利用档案时必须爱护档案材料，不得勾画、涂改、抽页、剪裁、折叠、污损。
（三）档案利用应在档案库房内阅览和复制。档案复制需经档案工作人员许可，重要的需经分管校领导批准。超出一定范围的档案复制，按相关标准收费。


附件3
 
中山大学新华学院档案鉴定销毁制度（试行）
 
为做好学校档案的鉴定销毁工作，根据《中华人民共和国档案法实施办法》《普通高等学校档案管理办法》《中山大学新华学院档案管理办法（试行）》等法律法规和文件精神，结合学校实际情况，制定本制度。
第一条  学校成立档案鉴定小组，由分管档案工作的校领导担任组长，组员由各单位负责人和档案学专家组成，共同对档案材料进行鉴定。
 第二条  档案鉴定小组根据国家和学校关于档案保管期限的规定，对保管期满的各种载体的档案材料，及时进行鉴定。档案鉴定的具体流程如下：
（一）学校档案室提出需要鉴定的档案的范围以及鉴定方法；
（二）档案的形成部门在20天内对鉴定范围内的档案提出初步鉴定意见；
（三）学校档案室对档案的形成部门的初步鉴定意见进行审核，并在15天内形成综合鉴定意见；
（四）学校档案室将综合鉴定意见交给档案鉴定小组复审，15天内形成最终鉴定意见；
（五）最终鉴定意见经档案鉴定小组组长签字后，由学校档案室10天内组织落实。
第三条  对被鉴定的各种载体的档案材料，鉴定人员要逐卷逐件地进行审查，准确地判定和提出存毁意见。
第四条  经鉴定确无保存价值的需要销毁的档案，必须编制档案销毁清册，并由档案鉴定小组逐一审核，确认无误后，签署意见。
第五条  鉴定工作完成后，需要撰写档案鉴定小结和销毁报告，连同档案销毁清册，报请档案鉴定小组组长，方可实施销毁。
第六条  档案销毁要指定专人在规定的时间和地点进行销毁，任何人都不得擅自处理或任意分散。销毁档案时，档案鉴定小组指定两名监销人员，监销人应在销毁清册上签字，并注明销毁的方式和日期。
第七条  档案鉴定表、档案销毁清册、档案鉴定小结和销毁报告等有关文件材料应归档保存。


附件4
 
中山大学新华学院档案库房管理制度（试行）
 
为做好学校档案室的管理工作，维护档案的完整与安全，根据《中华人民共和国档案法实施办法》《普通高等学校档案管理办法》《档案馆建设标准》《中山大学新华学院档案管理办法（试行）》等规定，结合学校实际情况，制定本制度。
第一条  档案库房管理应坚持“以防为主，防治结合”的方针和“坚固实用，安全防范，科学管理，利用方便”的原则。档案库房应具有防火、防盗、防光、防尘、防有害生物、防高温、防潮湿、防污染等安全防护措施，确保档案的安全保管。
第二条  档案库房应配备温、湿度控制和调节设备，其温度应控制在14℃-24℃，相对湿度应控制在45%-60%。库房内设施和档案装具必须符合国家相关标准和规定。
第三条  库房内档案要科学地进行系统排列、上架，编制库房柜架的序号，标明各类档案的存放位置，便于快捷查找。对新接收的档案，接收人员与库房人员之间做好交接，不符合要求的要及时整理。
第四条  库房必须有专人管理，未经允许，非工作人员不得擅入。
第五条  档案库房管理人员注意保持库房整洁，做好日常防护工作。
第六条  档案库房管理人员要坚持查库制度。定期对档案库房内空调、电、计算机等各项设备安全情况进行检查，如发现问题要及时采取措施加以解决，并向有关领导汇报。
第七条  库房管理人员下班前一定将当天调阅的档案入库，并妥善保管库房和档案柜的钥匙。
第八条  每学期定期对库藏档案进行一次检查，清点档案数量，填写检查记录，确保档案完整与库房安全。
第九条  遵守假期值班制度，值班人员认真做好库房管理的交接工作。