各系、公共基础课教学研究部、思想政治理论课教学研究部，各部门：
为了进一步完善和规范学院外事接待工作，促进学院的国际交流与合作，经研究制定《中山大学新华学院外事接待工作暂行管理办法》，现予以印发，请遵照执行。
 
附件：中山大学新华学院外事接待工作暂行管理办法
                               
                                中山大学新华学院                                                     
                                 2015年4月13日

附件
 中山大学新华学院外事接待工作暂行管理办法
 第一章 总  则
第一条 随着学院国际化进程的不断发展，外事交流活动日益频繁。为进一步完善和规范学院外事接待工作，促进学院的国际交流与合作，根据《中央和国家机关外宾接待经费管理办法》（财行〔2013〕533号）对公务接待的相关要求，结合我院实际，制订本办法。
第二条 本办法中的“外事接待工作”指国（境）外团体或个人（以下简称外宾）到学院的来访交流接待工作，如外宾来学院参观、交流、讲学、会谈、签约等公务活动。
第二章 工作原则
第三条 外事接待工作应当坚持有利公务、务实节俭、严格标准、高效透明、尊重各国风俗习惯的原则，做到勤俭节约、热情周到、有礼有节。
第四条 根据外宾职级和来校目的，实行对口接待、分工负责的原则。
第三章 接待模式和审批程序
第五条 我院外事接待工作实行二级接待模式：
（一）系部层面的接待：系部邀请的外宾及系部开展的外事活动由各系（部）、部门负责接待；
（二）学院层面的接待：重要的外宾根据院长的安排可由外事工作与合作办学部负责接待。
第六条 外事接待工作审批的步骤（详见附件）：
（一）系部层面的外事接待工作。系部接待单位起草的接待方案先经分管系部的院领导审批，然后报主管外事工作的院领导审批，同时需要将接待方案报外事工作与合作办学部备案。系部接待过程中确因工作需要，需由学院领导出面接待或洽谈的，系部接待单位须通过学院办公室来安排有关院领导出席。
（二）学院层面的外事接待工作。由外事工作与合作办学部负责制定接待方案，经分管外事的院领导审批后开展接待工作。
接待方案由接待单位制定，接待方案须写明来访外宾的姓名、背景资料、现单位、职务，来访目的、要求、公务活动项目、时间、场所、费用预算，以及迎送、会见、宴请、陪同人员等接待安排和活动日程等。
第四章 接待标准及报销规则
第七条 学院各接待单位原则上要依照下列各项接待标准接待来宾，如遇到特殊情况需要超标准接待，则需要由接待单位请示院长，同意后方可施行。
（一）用餐、接待人数标准
1．外宾来访需安排用餐的，原则上只安排工作餐或自助餐。学院领导出席的工作餐标准应控制在每人每次300元以内。
2．学院参加宴请的人数应根据外宾人数安排，外宾2人（含）以内的，院方安排2至3名接待人员；外宾3至5人的，院方接待人员和外宾人数比例原则上是1:1；外宾超过5人的，超过部分院方接待人员和外宾人数比例原则上是1:2。
3．宴请外宾严禁讲排场，原则上1批次的接待正式宴请不超过2次。
（二）用车标准
外事接待的出行活动应当尽量集中安排乘车，本着节约资源的原则合理使用车型。
（三）住宿标准
1．可结合实际情况与符合条件的宾馆签订长期合作协议，争取优惠价格。外宾来访确需学院安排住宿的，应请示分管院领导同意后，在定点宾馆安排，执行协议价格。
2．接待正校长级或相应级别的外宾，可安排五星级、四星级宾馆，接待副校长级以下（含副校长）专家、教授及率领的代表团，安排的宾馆最高不超过四星级。
（四）礼品标准
外事接待中一般不向外宾赠送礼品，对特殊外宾可以赠送具有中国特色及宣传价值的纪念品。受礼方为正校长级（正教授）或以上的，每人次礼品不得超过400元；受礼方为副校长级（副教授），每人次礼品不得超过200元；其他人员，可视情况赠送小纪念品。原则上由院领导或接待部门领导赠礼1次，不得重复赠礼。
（五）报销规则
1．外宾接待原则上由接待单位负担接待费用，接待所产生的费用由接待单位按财务部制定的规定报销。
2．外宾接待经费开支范围主要包括：住宿费、宴请费、市内交通费、礼品费、考察费等。
3．外宾接待经费原则上不得列支外宾来华国际旅费。
4．接待费报销凭证应当包括财务票据（发票）、学校邀请函和经过审批的接待方案。
5．外宾在访问期间的医药、邮电通讯、洗衣、理发等费用，均由外宾自理。
第五章 接待人员要求
第八条 接待人员须遵守外事纪律，注意外事礼仪，着装整洁大方，做到态度热情，细致周到，不卑不亢，发现问题及时向接待部门领导和外事工作与合作办学部汇报。廉洁奉公，严格执行请示报告制度，不自行其是。接待结束后，接待人员须做好接待活动有关资料的整理及存档工作。
第六章 宣传报道及保密工作
第九条 学院的重要外事活动结束后，由外事工作与合作办学部撰写来访情况报告，学院办公室宣传与新闻中心撰写通讯稿，按学院发布新闻的审核程序审批后在学院网上公布。系部的重要外事活动结束后，由系部撰写通讯稿，按学院发布新闻的审核程序审批后在学院网上公布。接待外宾时要严格执行国家有关保密规定，确保党和国家的机密安全。
第七章 监督及违规处理
第十条 领导干部及接待人员须以身作则，廉洁自律，遵守本规定，自觉接受学院、教职工和学生的监督。
第十一条 对公务接待违规违纪行为，严肃追究违规违纪当事人的责任。
第八章 附  则
第十二条 本办法适用于学院各学系及职能部门。未尽事宜由外事工作与合作办学部负责解释。本办法自公布之日起执行。
 
附件：外事接待工作审批步骤
 附件
外事接待工作审批步骤
 一、系部层面外事接待报批步骤：
原则上一般性外事接待提前1周，重大外事接待提前1个月报批。
接待系部起草接待方案
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分管该系部的学院领导审批
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分管外事工作的学院领导审批
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外事工作与合作办学部备案
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系部开展接待工作
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接待结束后系部对接待活动资料整理及存档
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财务工作部报销接待费用
 
二、学院层面外事接待报批步骤：
重要来宾需要根据院长的安排开展接待工作。
外事工作与合作办学部起草接待方案
↓
分管外事工作的学院领导审批
↓
外事工作与合作办学部备案
↓
外事工作与合作办学部开展接待工作
↓
接待结束后外事工作与合作办学部对接待活动资料整理及存档；
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财务工作部报销接待费用