本办法所指印章包括“中山大学新华学院经济与贸易系”、“中山大学新华学院法律学系”、“中山大学新华学院中国语言文学系”、“中山大学新华学院外国语言文学系”、“中山大学新华学院艺术设计学系”、“中山大学新华学院信息科学系”、“中山大学新华学院医学系”、“中山大学新华学院药学系” 、“中山大学新华学院生物医学工程系”、“中山大学新华学院管理学系” 、“中山大学新华学院行政管理学系” 、“中山大学新华学院财务与会计系”和“中山大学新华学院公共基础课教学研究部”等十三枚印章。所有印章统一由学院行政人事部根据国家规定制发。

 一、印章的管理

1. 学院行政人事部负责各印章的登记、启用、移交，制定《中山大学新华学院系（部）印章管理规定》，按规定办理好与各系、公共基础课教学研究部（以下简称“部”，下同）之间的印章移交手续，确保印章安全。

2. 各系（部）主任指定一位系（部）监印人负责监印保管和使用本系（部）印章，在规定时间内到学院行政人事部领取印章，办理印章移交手续。监印人员应在学院工作一年以上，保密意识强，工作认真负责。

因学院发展需要撤销或合并系（部），须及时将原印章送交学院行政人事部封存或销毁。

各系（部）因更名或印章磨损，须及时向学院行政人事部申请更换印章，并在新印章启用后把原印章送回行政人事部封存。

3. 各系（部）主任对本单位印章负有监管责任，监印人员要确保印章存放安全。印章若遗失，监印人须及时向本系（部）负责人、学院行政人事部及保卫部门书面报告。

4. 各系（部）印章必须确保使用规范，需办理审批、登记手续。用印人在用印前要填写《中山大学新华学院使用印章审批条》报请系（部）主任审批，用印时要登记备案。登记的项目包括：用印时间、用印单位、用印事由、审签人、用印人、经办人。监印人员在用印时要审阅、了解用印内容，核实、清点用印数量。监印人员盖章时要规范，使盖出的印章端正、清晰、美观。落款处加盖的印章应骑年压月，但不压正文。

5. 所有使用印章的事项，监印人员必须对用印事项进行登记，并对盖有印章的文档材料（公文、公函、协议书、合同书以及各种报表、申报材料等）进行统一编号、分类存档。

6. 监印人员要坚持原则，对不符合规定的用印，应予拒绝并向本部门负责人汇报。

7. 印章原则上不借出使用。如有特殊情况必须携章外出使用时，必须报请系（部）领导同意，由监印人员携章同行监督使用。

 二、印章的使用

（一）印章的使用范围

l. 各系（部）印章主要用于各系（部）公文公函、合同或协议、奖励证书以及学生毕业论文、三方协议、实习证明等用印。

2. 各系（部）印章原则上不对外使用，只能在本系（部）的职责范围内使用。严禁使用各系（部）的印章对外签订合同及其它契约类文书。

（二）印章的使用程序

各系（部）印章的使用，由该系（部）主要负责人（主任、副主任）批准，系（部）监印人员凭系（部）主要负责人（主任、副主任）签批同意的《中山大学新华学院使用印章审批条》，确认后方可使用印章。

 三、附则

1. 本办法未尽事宜按照《中山大学新华学院印章管理规定》执行。

2. 本办法自发文之日起施行。

（本办法生效日期为二〇一二年五月二十一日）