第一章 总  则

     第一条根据教育部关于教育电子政务建设的统一部署和广东省教育系统电子公文交换工作的规定和安排，为进一步规范电子公文交换工作，确保电子公文交换的有效安全，特制定本规定。

    第二条本规定所称电子公文是指通过省教育厅统一配置，教育部办公厅指定的“Edoasoft电子公文交换系统”（以下简称公文交换系统）处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。电子公文交换是指电子公文的生成、发送和接收过程。

    第三条电子公文与相同内容的纸质公文具有同等法律效力。电子公文的处理应当符合省委、省政府和省教育厅的有关规定。

第二章 电子公文的处理

    第四条学院指定一名专职人员作为公文联系人，并负责日常电子公文的接收工作，于每个工作日上午8:30－12:00，下午2:00－5:30按时启动公文交换系统接收公文。

    第五条公文联系人接收电子公文后，应对公文的发送单位、公文的完整性和体例格式等进行核对，确认无误后方可接收，对紧急公文应及时接收处理。

    第六条接收的电子公文应严格按照收文处理程序办理，做好登记、审核、拟办、承办、催办和签注工作。

    第七条公文联系人应保证手机24小时开机，以便正常、及时接收省教育厅发送紧急公文的短信通知，尽快在公文交换系统上接收文件，保证公文运转及时、高效。

    第八条学院放假期间应安排值班人员负责电子公文的接收和处理，公文联系人应与值班人员做好工作交接。

第三章设备与技术保障

    第九条学院应当按要求配置服务器、计算机、打印机等设备，并指定专人管理和维护。

    第十条学院信息（网络）中心指定一名专（兼）职人员负责公文交换系统的技术维护和保障。如无法接收公文或接收状况不稳定，应及时与省厅办公室或教育部教育管理信息中心联系。系统或网络出现故障，须在两天内予以修复。

第四章 安全保密

    第十一条带密级公文不得以电子公文的形式传输。

    第十二条电子公文交换各环节必须严格保密，不得向无关人员透露操作程序或提供密码等相关设备和软件。学院公文联系人应妥善使用、保管其用户身份文件和密码，并适时更新。如相关人员变动，应及时向省教育厅办公室备案，应在公文交换系统【本地单位】中作相应修改后，通过【复制地址簿】复制到省教育厅，或重新发送认证请求到省教育厅。

    第十三条学院公文联系人必须按规定接收文件，不得随意扩大收文范围或延误办文时间。

第五章 附  则

    第十四条电子公文的归档按照档案部门的有关规定执行。

    第十五条本规定由行政人事部负责解释。

    第十六条本规定自下发之日起施行。

（本规定生效日期为二○一一年四月十九日）