第一条 为鼓励我院教职工积极开展科研活动、提高我院科研水平，并进一步加强学院科研经费管理、明确责任、提高科研经费使用效益，促进学院科研事业发展，根据《教育部  财政部关于进一步加强高校科研经费管理的若干意见》（教财〔2005〕11号）和其他相关法律法规，结合我院实际，制定本管理办法。

第二条  本办法所指科研经费包括科技科研经费（含理、工、医科）和文科科研（含调研）经费，它是指冠以学院名义向国家、省、市科研主管部门申请的从事基础研究和应用型研究的项目经费（简称“01 纵向科研”），政府部门、企事业单位委托项目经费及以其他形式提供科研咨询、科研服务等取得的各类经费（简称“02 横向科研”），学院年度安排的科研预算经费（简称“03 学院科研”）。

第三条  本管理办法适用范围包括学院各系、部、室、中心等。

第四条  各类科研经费，不论其资金来源渠道，均为学院收入，必须全部纳入学院财务主管部门统一管理、集中核算，并确保科研经费专款专用。

第二章    科研经费的立项与入账

第五条 办理科研经费立项的程序：

经费到账 →下达课题进账单→开具收据 → 开立经费本项目编号→ 进账。

（一）学院科研：学院科研主管部门将学院年度安排的科研预算经费下达到各科研项目负责人，同时抄送课题进账单书面通知到财务工作部，财务工作部据此控制经费指标，签发各项目负责人经费本。

（二）横向科研：学院科研主管部门、项目负责人申请到的横向科研经费。经费到达学院财务工作部账后，学院科研主管部门下达课题进账单，项目负责人持合同书和课题进账单到学院财务工作部开具收据，同时办理开立经费本和管理费扣账等手续。

（三）纵向科研经费到学院财务账后，由学院科研主管部门统一下达课题进账单到各项目负责人，同时抄送课题进账单书面通知到财务工作部，财务工作部据此开具收据，办理开立经费本和管理费扣账等手续。

第六条 办理科研经费入账程序：

（一）财务工作部办理经费入账手续，由财务审核制单人员根据进账单从学院科研经费本或应付款拨转进入《受托代理负债会计科目》，根据科研项目类别入账〔01纵向科研＿02横向科研＿03学院科研〕。按科研项目课题类别设立专账，明细核算。

（二）财务工作部开立经费本时，须在经费本上加盖财务工作部章，写明项目编号及名称、研究起止时间、负责人、所属单位及项目类型（纵向、横向或学院科研）等内容，并在经费本上贴附缩印的项目经费预算表。

（三）科研经费的入账由科研主管部门或科研项目负责人持下达课题进账单书面通知到财务工作部，由财务审核制单人员根据课题进账单由科研经费本或应付款拨转进入《受托代理负债会计科目》，项目追加进入到原有各科研项目。

第三章    科研项目经费本的使用

第七条 科研项目经费本是科研经费使用情况的书面记录凭据，科研项目负责人应在经费本扉页上亲笔签名，便于财务人员报账时核对，防止被冒用。如遗失经费本，项目负责人须向学院财务工作部提交加盖所在单位公章并经科研主管部门审批的书面报告，及时报失，申请补办新本。财务工作部由财务审核制单人员受理，补办新本后，原经费本作废。

第八条 学院财务工作部财务审核制单人员负责在经费本上记录项目开支及经费余额。

第九条 科研经费项目一经立项，不得随意更改项目编号、名称及项目负责人。如确需变更，项目负责人须向学院科研主管部门提出书面申请（包括采用的技术路线与实施的具体方案），经学院科研主管部门同意后报学院财务工作部主管批准，由财务工作部备案并修改项目信息。

第四章   科研经费的开支范围和标准

第十条 科研经费的使用实行分管院长管理下的课题负责人负责制。课题负责人应严格按经费预算执行，企事业单位委托的科技项目，经费的使用严格按合同执行。科研经费的使用必须符合国家、地方有关法规制度和学院的管理要求，严格遵守各类开支标准的规定。

第十一条 科研经费的开支范围

（一）科技科研经费主要用于支付研究经费（包括科研业务费、实验材料费、仪器设备费、实验室改装费、协作费及经费预算许可的其他费用）、规定范围内劳务酬金、水电费和管理费（项目经费下达部门、单位规定不能开支的除外）。其中研究经费中的科研业务费具体包括：差旅和交通费，学术会议费，测试、计算、低值易耗品、分析费、网络通讯费，图书资料、论文版面费和复印、印刷费，文献检索、邮政、学术刊物订阅费，必须的劳保用品费，专利申请及维持、专有技术使用费，技术合同公证、鉴定、评审费等。

（二）文科科研经费主要用于支付研究经费、规定范围内劳务酬金、设备经费、水电费和管理费及其它开支（如税费等）。其中研究经费包括：图书资料费（含数据库的购置费）、调研费、学术会议费、文具费、复印费、印刷费、出版费、版面费、低值易耗品、差旅费、网络通讯费、交通费、咨询费、评审费、鉴定费及预算经费许可的其他费用。

（三）各类科研经费均不得开支的项目包括：非科研用房物业管理费、娱乐场所消费、旅游费用、福利费用、个人消费开支及其他与科研项目无关的费用。

（四）学院科研经费原则上不得用于宴请。纵向科研经费须严格控制餐费支出，如确需支出，须在相关报销凭证上注明事由。横向科研经费不得用于与课题无关的宴请。

第十二条 研究经费的开支标准

研究经费是指直接用于科学研究的费用。各项研究经费支出须严格按照经费预算（合同）执行。部分开支项目还须分别遵守以下规定：

• 差旅费和交通费。

使用科研经费境内出差，差旅费报销标准按《中央国家机关、事业单位工作人员差旅费开支管理办法》（财行字〔2006〕313号）、广东省财政厅《关于省直党政机关、事业单位差旅费管理办法》（粤财行〔2007〕229号）和《中山大学新华学院差旅费报销补充意见》（中新财〔2009〕2号）执行。

科研事项出差使用私车发生的相关费用包括汽油、路桥、车辆保管费等，可在科研经费项目中开支；使用私车发生的保险、维修、保养、年费等费用一律不得开支。

科研事项境外出差，差旅费报销标准按《临时出国人员费用开支标准和管理办法》（财行〔2001〕73号）和《中山大学使用公款出国（境）公干经费管理办法》（中大外事〔2005〕1号）有关规定执行。

（二）通讯费。通讯费包含网络费、办公固定电话话费。通讯费须在经费预算范围内开支。

（三）仪器设备购置费。科研项目中，企事业单位委托的科技项目和国外企业的合作项目用于该课题组购置仪器设备的费用不少于总经费的10%。

（四）会议费。如通过旅行社组织学术会议，取得旅行社有效发票后，须同时附上正式会议通知等相关资料方可开支。

（五）个别特殊开支。如向边远山区农民购买动物等实验材料，由于客观原因无法取得发票的支出，购买方须取得卖方书面证明，并经项目负责人所在单位和科研主管部门领导审批后据实报销。

第十三条 劳务酬金（含学生助研或参与学生津贴）的开支标准

劳务酬金是指用于项目研究工作人员（含学生） 补助、必要的加班费等劳务支出以及特殊支出。劳务酬金开支须执行以下标准：

（一）劳务酬金开支上限。科研项目经费下达部门有明确规定者按规定执行（纵向经费按国家规定执行，横向经费按合同预算执行）。无明确规定的，执行以下标准：

1. 在研科技经费中的纵向经费提取劳务酬金的比例不得超过15%，横向经费不得超过30%；在研文科科研经费中纵向经费提取劳务酬金的比例不得超过10%，横向经费不得超过30%；学院资助科研经费原则上只允许开支学生勤工助学津贴，如确因工作需要，需提取人工劳务费，文科科研不得超过10%，除文科科研以外的其它学院支助的科研经费不得超过15%。

2. 续研预研经费只允许开支勤工助学津贴和项目外聘助研人员劳务费。

（二）如果因问卷调查、社会调研等科研活动需要在劳务酬金开支，应详尽列明劳务开支内容，须由项目负责人签名，报送学院科研主管审核。

（三）学院设立的科研经费不得提取劳务酬金。

（四）劳务酬金应按有关规定缴纳个人所得税。

第十四条 管理费的开支标准

管理费是指用于项目研究过程中学院及系所提取的科研管理成本的费用。学院依据所投入的管理成本提取相应的管理费，其具体比例如下：

（一）各类科技科研项目（企事业单位委托的科技项目仅限于技术开发合同项目），学院提取2%、系提取3%作为管理费。有关政府部门资助的会议费、协作费经学院科研主管核准，可免提管理费。

（二）各类文科科研项目，学院提取总经费的2%作为管理费；各系、研究基地可以提取非规划立项项目经费的2%作为管理费。如各经费下达部门对本项目的管理费有明文规定的，按规定执行。

（三）学院及系设立和配套的科研经费、学院科研基金只能用于研究经费支出，不提扣管理费、水电费。

第十五条 水电费的开支标准

水电费是指各类科技项目开展研究工作所需用水用电的支出。学院扣科技项目总经费的2％作为学院的用水用电费。学院扣文科科研项目总经费的1％作为学院的用水用电费。

第五章   科研经费的会计核算

第十六条 学院财务主管部门负责科研经费的会计核算。

第十七条 科研经费对外支付款项的一般事项

（一）科研经费对外支付款项时，须由科研项目负责人向学院财务主管部门提供资金使用申请及相关附件。项目负责人、资金使用申请人必须保证资金使用申请表所附各项资料真实、合法、有效。附件具体包括：

1. 已签署的合同及其附件；

2. 支付进度款的，必须提供进度说明；

3. 收款单位提供的正式发票；

4. 固定资产须由设备管理部门在发票背面加盖“已办理固定资产”戳记，并应有验收人签字；

5. 低值易耗品、材料须提供发票办理“低值易耗品登记”，项目负责人签字，验收人签字，并应附有学院主管审核签名；

6. 收款单位与合同单位不一致时，须由合同单位向学院提供付款委托书，特殊情况下须对方单位提供完税证明；

7. 其他能够说明该项付款确有真实、准确的债权、债务关系的原始证明文件、法律文件。

（二）收款单位还没有提供正式发票或虽然取得发票但按规定办理的其他手续不完备的，须填写《中山大学新华学院借款单》申请暂付款并办理其他相关手续。科研项目负责人负有清理项目暂付款的责任。

（三）科研经费使用现金支付，须严格按国家《现金管理暂行条例》有关规定执行。现金支付仅限于劳务酬金、差旅费、异地举办会议的零星开支、异地的接待费开支、农贸市场购农产品、1000元以下零星开支等业务。其他收付业务，都必须通过银行转账支票或汇款（对公账户）进行结算。

采用转账支票（起点1000元）付款方式时，经办人应妥善保管已签发的支票，在支票有效期内（10天）办理转账手续；逾期未用的支票应及时退回财务主管部门，由财务人员加盖“作废”戳记并与存根一起保管。如有丢失应立即通知财务主管部门，并对造成的后果承担责任。

不退回逾期支票或逾期不报账者，财务经办人员将催促其退还或报账，并有权拒绝签发新支票。

第十八条 科研经费报销的一般事项

（一）科研项目经费报销时，须持有有效票据（有效票据指正确填写付款单位、填制日期、经费业务内容、金额大小写等，并有收款单位收款章或发票专用章的票据。）或符合规定的其他付款凭据，并须完备以下手续：

1. 每张票据背面须注明用途、时间，并有经办人、课题主管人签名；如经办人为课题主管人，则须有项目参加人或单位其他负责人签名，经学院科研主管审核；

2. 如果报销单据较多且经费业务不相同时（如同时报销差旅费、劳务费、办公费等），需准确填写《中山大学新华学院单据汇总表》；

3. 由于一次采购项目较多，发票上没有填写具体名称（如仅填写“办公用品”等），必须附购物电脑小票或清单，电脑小票或清单上须加盖销售单位的收款专用章或发票专用章。

（二）发票或票据报销有效期为一年，超过有效期的一般不予报销；

（三）外地发票一般须随同差旅费一同报销，通过邮局汇款的应与汇款单一同报销，如委托他人采购或因其他原因需现金支付的，应在票据背面写明情况，合理的准予报销。

（四）设备购置业务的报销，还应按本管理办法第十九条的规定程序办理。

第十九条 设备购置的报账程序

（一）根据有关规定，一般设备（家具）单价500元以上（含500元，人民币，下同），专用设备（仪器设备）单价800元以上，且耐用时间一年以上，属于固定资产范畴，都要进行固定资产会计核算。对需进行固定资产会计核算管理的财产、仪器设备，购买之前必须由职能主管部门进行价格审核，统一采购；单价或批量总价在5万元以上的仪器设备还必须进行可行性论证和招标采购。

（二）对于采购国内设备，学院原则上不提供设备购置预付款。如科研项目确需预付部分设备款项，需经实验与信息管理部进行价格审核、经院科研主管领导审批，到学院财务工作部办理借款手续；取得有效发票后，到实验与信息管理部办理固定资产登记，设备验收合格后将已盖“已办理固定资产”戳记的发票和借款单到学院财务工作部办理报销冲账。未达到以上单价或总价标准的设备、家具，须在报销前经物资管理员办理低值易耗品登记，再到学院财务工作部办理报销冲账。

（三）购买进口仪器设备，在办理预付款借款时须携带合同原件、代理中标通知书（需经实验与信息管理部确认同意）、免税仪器设备清单等到学院财务工作部办理，其他相关手续与国内购置固定资产手续相同。

第二十条  办理图书、报刊资料的报销程序

中文图书与报刊资料、外文图书与报刊资料，须由有关人员携带图书、报刊资料，以及有经办人、验收保管人、项目负责人或单位主管领导签字的发票或收据，先到学院图书馆办理固定资产登记手续，再到物资经办管理员处办理进账，最后到学院财务工作部办理手续。

第二十一条  劳务酬金（含学生助研津贴）的发放

（一）在研科研经费发放给研究人员、临工的劳务费时，须统一填制院内印领表（印领表须有领款人签名和项目负责人签字盖章并经主管领导签字）后办理支取手续。

（二）续研预研经费发放临工劳务费时，原则上应通过银行转入个人账户〔临工需提供农行存折或卡及本人身份证复印件〕；学生勤工助学津贴发放现金时必须直接发给学生本人。

（三）临工劳务费发放津贴的程序：

每月集中发放一次，发放日为每月二十五日（节假日顺延）。各单位经办人员需在每月发放日前向财务主管部门提供由项目负责人签批的助研津贴发放明细表（包括电子表格和书面资料），由财务主管部门统一通过银行发放。如发放期达半年，金额较大时，应注明津贴发放起止时间。由财务主管部门在有效期内按月计税后通过银行发放。

第二十二条 差旅费和市内交通费的报销

（一）使用科研经费境内出差，乘坐交通工具费用或使用私车发生的相关费用（包括汽油、路桥、车辆保管费）报销时，须根据出差地点分别按规定填写《中山大学新华学院外地差旅费报销表》或《交通费报销单》，列明出差路线和时间。报销时，单据凭证必须齐全。

第二十三条 科研协作费的转拨

与他人或者其他单位进行科研合作的科研项目需要转出科研协作费时，项目负责人应向学院科研主管部门提供经费转拨批件、项目合同、合作协议等相关材料，并由学院科研主管负责人在合同或协议上签署意见。业务经办人取得合作单位提供的相关有效票据后，连同审批后的合同或协议以及审批意见证明到学院财务工作部办理经费转拨手续。院内单位之间科研协作费转拨，应按要求提供经费转拨批件、项目合同、批准件，财务工作部审核制单后负责办理内部转账。

第二十四条 科研固定资产的管理

除各类科研项目管理办法或项目合同另有规定外，使用科研经费购置或形成的固定资产，均属于学院的资产，必须纳入学院财务和物资管理部门统一进行管理；固定资产的使用权归项目负责人和所在单位。固定资产的具体管理办法按照《中山大学新华学院资产管理暂行办法》的相关规定执行。

第六章    科研项目结题与经费结账

第二十五条 科研项目结题时，项目负责人可到财务工作部查询项目收支完成情况，根据查询结果如实填写结题报告中财务收支决算的有关内容，由学院财务主管部门审核盖章确认。

第二十六条 科研项目结题后应按学院各类科研经费管理办法的相关规定及时办理结账手续。对已结题而无正当理由逾期三个月不办理结账手续的科研项目，财务工作部有权予以结账，结余经费收回学院转作学院科研基金统筹使用。

第二十七条 结余经费的管理

（一）科研项目下达部门、单位有明确规定者，按规定执行。其中，对于国家科技计划课题项目，根据科技部《关于严肃财经纪律规范国家科技计划课题经费使用和加强监管的通知》（国科发财字〔2005〕462号）的有关规定，学院课题经费的结余，全额收回学院转作学院科研基金统筹使用。其他类型课题经费5％以内的结余，经学院科研主管批准后可以留给依托单位或课题负责人用于补助科研发展支出；课题经费结余超过5％的结余款，纵向的将全部结余资金按原渠道上缴，横向课题经费结余，由院科研主管部门收回学院转作学院科研基金统筹使用。

（二）科研项目下达部门、单位没有明确规定者，学院采取定期集中办理结账的办法。学院科研主管部门每年两次（每年3月、10月）下达已结项目的有关信息通知，财务主管部门接到通知后1个月内〔每年4月、11月〕办理结账手续。

（三）学院为有结余经费的项目负责人开立科研结题项目续研预研经费本。转入系的科研经费按系全部转入续研预研经费本，原经费本作废。转账完成后，学院财务工作部抄送学院科研主管部门，并其通知各项目负责人。

（四）续研预研经费不再提取劳务酬金（勤工助学除外）和管理费，续研预研经费的使用参照本管理办法条款执行。

第七章    科研经费使用的财务监督

第二十八条 科研经费的管理实行课题负责人制。课题负责人须对科研经费使用的合理性、真实性负责，严格控制项目的开支（如劳务酬金等）。

第二十九条 学院财务工作部对科研经费使用情况进行监督检查，并配合上级及学院有关主管部门进行专项检查工作。项目负责人应自觉接受上级及学院有关部门的监督检查。

第三十条 学院科研、财务、审计及监察等部门和项目负责人应各负其责、密切配合，做好科研经费使用的监督检查工作，防止科研经费使用中发生弄虚作假、截留、挪用、挤占等各种违法违规行为。对发生的违法违规行为，应依照法律法规及时纠正并追究相关人员的责任。

第八章     附  则

第三十一条  本管理办法由学院财务工作部负责解释。

第三十二条  本管理办法自发文之日起执行。以往有关规定与本管理办法不一致的，以本管理办法为准。

附单A、B、C

A:中山大学新华学院科研经费课题下达进账单

课题本编号：             课题名称：

课题主持人：        类别：学院.横向. 纵向〔选择打√〕 下达时间

课题总金额：               拨款单位：

课题研究使用期限： 一期下达金额                          年      月止。

二期额                         年   月止。三期额               年  月止。

学院科研主管部门签章：          主管院长审批：         课题部门经办人：

……………………………………………………………………………………

B:科研经费核定预算安排表

课题主持人：              课题截止期      年   月   日            单位：元