第一条 为了促进学院内部控制和规范学院财务工作，保证财务、会计资料真实、可靠，防止、发现和纠正违规舞弊，保障维护学院资金资产的安全、完整，确保相关法律法规制度贯彻执行，依据《中华人民共和国会计法》《内部会计控制规范—基本规范》（试行）、《教育系统企业内部控制制度评审实施办法》等规定制定本制度。

第二章 范围

第二条 内部会计控制制度是学院管理制度的重要组成部分，约束学院内部所有人员，任何个人都不得拥有超越内部控制的权利。

第三条 内部会计控制涵盖学院内部涉及会计工作的各项经济业务及相关岗位；经济业务的处理过程关联到的决策、执行、监督、反馈等各环节。

第四条 各部门凡涉及到经济业务的范围，职责权限须合理划分，不相容职务相互分离，确保岗位之间权责分明，相互制约，相互监督。需要分离的职责是：授权批准、业务经办、验收、会计记录、出纳、财产保管、稽核检查等职务。

第五条 内部控制应随着形势变化、业务职能的调整和管理要求的提高不断修订完善。

第三章 采购工程控制

第六条 学院建立和完善采购与付款的会计控制程序，加强请购、审批、合同订立、采购、验收、保管、付款等环节的控制，减少采购风险。

（一）采购和付款管理中须职分离

1、办公用品、教学材料、物资设备申请领购保管必须和采购相分离；

2、付款审批人和付款执行人不得同时办理选择供应商和定价业务。

3、物资的采购和物资验收相分离。

4、物资的采购、存储和使用人不得同时担任账务记录。

5、接受劳务部门或主管劳务业务部门应与账簿记录上相分离。

6、审核付款人员与付款人相分离。

7、付款员不得担任应付账款的记录工作。

（二）申请领购物资

1、学院各业务管理部门需用物资应统一采购。部门应于需用前提出申请领购计划，并分别注明用途，经分管院领导在权限内审查审批（超越审批权限须递交院领导集体讨论批准），转送相关实物管理部门，实物主管采购部门审查把关，组织安排物资采购供应。

2`凡已纳入年度预算的消耗性物资和零星小型设备，需用部门应于每月15日前填报申请领购表一式两份，经分管院领导签批后，直接送仪器设备与实验管理中心或总务处统一采购，于当月底供应。

3、凡已纳入年度预算的批量设备购置，需用部门须提前50日填写详细的申请领购表，注明设备性能、用途、规格型号、预计价格、投入使用时间，以便招标供应。

4、仪器设备与实验管理中心或总务处须核对每一份申请领购表是否已经授权人批准。将手续完备的申请领购物资汇总，按规定程序组织采购供应。

（三）物资的验收与保管

1、物资采购部门须按申请领购部门要求依时供货，并要求供货商按品目开列供货清单一式两份，需用部门按供货清单清点数量、规格、价格、金额，核对收货，验收签章，并由另一证明人签名。收货单一份部门留存，一份附在发票后作为采购报账支付凭据。

2、凡属低值品、设备、仪器、工具，各部门应设登记簿，进，备查记录。对非一次性消耗物资进行妥善保管，防止流失浪费。

3、属于固定资产类的财产物资，仪器设备与实验管理中心或总务处负责填写固定资产卡片和登入固定资产登记簿，按规定要求进行管理。固定资产使用、维护、保管各部门应有专人负责（专职或兼职），避免损失。

4、固定资产出租出借须办理手续，未经分管副院长报院长办公会议讨论决定、未办会计手续，不得将固定资产对外交付使用和转移。

5、固定资产交付维修、报废、减损、出售须办理手续，填写相关表格，并经授权人签批，由分管副院长报院长办公会议讨论决定并办理相关会计手续，未办批准手续不得变动处理财产。

6、学院实行固定资产、低值易耗品盘点制度。各部门保管的物资财产进行清点，每年12月10日进行盘点，并将盘点情况记录登记造表核对，盘点结果经部门负责人审核签章，报经分管院领导签批，于每年12月25日送财务处。财务处依据盘点情况进行相应的财产核对、调整，保持账实相符、账卡相符。

7、仪器设备与实验管理中心或总务处每年进行复查各部门盘点情况，各部门应会同仪器设备与实验管理中心或总务处进行核对造表（必要时可由会计师事务所指派人参加），年度盘点结束应编制盘点报告，对财产物资造成损失的需追究部门管理责任和直接责任。复查盘点情况与部门盘点不相符的差异须送财务处。

8、材料库存须建立完善的采购—入库—进账—签领—出库—减少、库存清结的账簿记录规定，对于进出库的每笔材料业务须办理进出仓手续，按月清结。每月终盘点库存，月末盘点并结出当月入库、出库、月末库存明细数，逐项登记列表进行账实核对，做到账物表相符后，报经部门负责人审核、经分管院领导签批，每月25日送财务处据此做账。每年年末进行年终盘点，做到账实相符，并于12月28日将年终盘点报表一式三份送财务处，用于交付会计师事务所审计及上级单位检查。

（四）工程项目管理中不相容岗位

1、项目建议、可行性研究与决策。

2、预算编制与审核。

3、项目实施与价款支付。

4、竣工决算与竣工审计。

（五）采购工程等款支付

1、物资采购部门应将采购物品编制正式购货定单，采取招标采购或多家议价比较选优采购。总值在两万元以上的仪器设备采购应经集体论证，经分管副院长、院长签字后才能采购订货。设备或批量物品采购应与供货单位签订正式采购合同。采购合同应明确各项标的，并符合《合同法》规定。已签经济合同必须及时送财务处留存备案。凡涉及收支的其他经济业务事项，应会知财务部门，以便跟进管理，做好收付准备工作。支付合同货款时须附合同书办理请款（借支）或结账。

2、采购部门在接到申请领购部门的验收报告（单）后，如发现供货商品数量、质量、规格、价格与购货合同及购货定单不一致，应及时通知供货商，待补足数量、退换合格商品或供货商同意减价折让，少付货款，另开发票后方可结付货款。

3、物资采购、专项设备安装配套工程及专项维修等开支，应按国家、地方有关政府采购或招标规定执行；批量物资采购验收后付款。专项设备安装配套和专项维修项目，应建立项目责任制度，完善立项、评估、决策，实施竣工验收、付款等各环节控制，确保有效使用。仪器设备安装验收完毕支付95%，余款待仪器设备运行一定时间证明无误，再支付完毕；专项安装配套工程及维修工程付款，应坚持按计划、按程序、按预算、按进度。工程竣工预留百分之五工程质量保证金，待一定期间能够证实工程质量完全合格验收后，再予以支付完毕（三个月至一年）。

4、工程项目的竣工验收和决算要组织验收小组进行验收，要有使用部门人员在场，按竣工验收标准和合同条款规定进行，需要分段进行验收的，先进行单项工程验收，而后再全面验收，参加验收人员须签章以示负责。

5、支付货款会计应在核对申请领购单、验收报告、购货定单（合同书）借款审批或供货发票等凭证的基础上确认无误，会计方可办理付款。办理结算业务时应将发票金额扣除预付款，支付实际应付余额。核对发票时需查看发票开具单位名称、印章是否与原合同单位相符，是否需留扣，制空权人是否已签批，有无收货人（或工程使用单位）验收、经办人签章。核对无误后会计按照货币资金管理的相关规定编制会计凭证；出纳依据会计凭证开具支票、汇款或支付现金。

第四章 货币资金控制

第七条 现金管理

（一）现金收支

1、现金管理必须遵守《现金管理条例》，其使用必须符合以下范围：

职工工资、津贴、奖金，个人劳务报酬，出差人员差旅费，结算起点以下的零星开支，经批准的其他开支。

2、超过库存现金限额部门应及时存入银行；现金收入须及时送存银行，不得坐支。

3、出纳员从银行提取现金，应填写《现金领用单》，经院长、分管院长批准，由会计员填制会计凭证之后方可办理。提送款必须由专车押运。

（二）备用金

采购员或其他人员需用备用金支付零星费用，应填写借款单，经分管院长批准，备用金数量按一周支付数额计算，如发生短缺，概由保管人赔偿。零星备用金按周清结、报销，年终或换岗交回。

（三）记账

出纳员记账应建立健全现金账簿，按照会计记账凭证，逐笔登记现金收、付，钱款与现金账须日清日结、账钱相符。无会计填制的凭证，出纳员无权办理收、付现金、支票业务。会计员应每月核对出纳员账款，保证账账相符、账款相符。

第八条 银行存款及票据

（一）会计员凭据审核无误的原始凭证，填制银行存款收、付会计凭证；出纳员凭据有效的会计凭证办理收、付款。收取支票汇票时，应核对日期、印鉴、大小写数额等是否有效，票据有无涂改或变造，如属非该商号或本人签发的支票，应由交票人背书，同时应加盖印章。

收取票面额大于应收额时，不得找返现金或支票，待全额兑现再处理退还差额。

（二）支票

1、支票的领购须由出纳员依据支票号码逐张办理登记，出纳依据会计记账凭证签发付款时，须由领票人在支票存根处签章，并贴附在该会计凭证背面，同时将收票单位名称、用途、数额、凭证号，记在登记簿的支票号码栏内。

2、凡属限额支票签发，须由领票人申请报告，分管院长签批，并由领票人签收；出纳员在支票上填写日期、收票单位用途、限额等内容，方可盖支票印章。

3、领后如有丢失，领票人应及时报告财务处及时挂失，由于丢失支票造成的经济损失，由领票人承担全部经济责任。

4、会计员于每月初核对上月支票签发结存情况。核对无误的已用支票逐张核销。对已签发未付款的业务事项，应提高警惕，查找清楚并记录报告。

5、作废支票须盖“作废”戳记，支票及存根贴于支票登记簿背面，待核销无误后再做处理。

（三）汇款

会计员依据审核有效原始凭证填写会计记账凭证，由经办人签收，出纳员据此填写汇单通过开户银行办理汇款业务，并于两日内将银行付款回执粘贴在该记账凭证上，证明款已付出。

（四）记账

1、出纳员负责办理存款、取款和按银行账号和币种登记各银行存款日记账。账簿记录须依据核对无误的有效凭证逐笔登记（如有外币应复式账页记录）。做到日清日结。

2、其他货币资金应设置账户单独核算复式记录。所有相关票据必须进行详细记载事项的内容，确保资金安全完整，防止挪用和侵吞。

（五）对账

1、会计员应依据总账、分类账记录，于每月中旬核对出纳员登记的银行账，保证账账相等。

2、计员须依据开户行提供的银行对账单，于每月10日前对上月的银行存款明细账记录进行逐笔核对。如有差异，应于每月中旬前查明原因并调节纠正，对账完毕在账单上签章以示负责。

3、会计员在对账过程中，如发现账账不符、账款不符、账物不符的问题，按照国家统一的会计制度规定有权自行处理的，应及时处理；无权处理的立即向单位负责人报告，请求查明原因，做出处理。防止违法和犯罪。

4、按照国家教委要求，学院银行对账单实行双签制度，会计每月依据银行对账单对账完毕后，须将对账单报院长核对签批，与每月1号会计记账凭证一齐装订保管。

（六）定期存款、借支等

大额资金流动应建立院领导集体讨论制度。定期存款、借出款、贷款为外单位垫支、投资、超预算开支由院领导集体决定，财务依据院长办公会议纪要办理资金业务。

（七）经济担保

学院严格遵照担保法有关规定，不得为任何单位和个人的经济活动提供担保。

（八）问题账款

1、财务明细记录每项应收款项，及时催收清结。对每个学生所交学费进行明细登记，签发欠费催交款单，学生处、教务处配合财务办理学生欠款事宜。

2`采购或业务工作借支用于支付物资或维修工程等账款，造成问题账款或呆账，负有追款和赔偿责任。

第五章 会计机构人员

第九条 会计机构和人员

（一）院长对学院的会计工作和会计资料的真实性、完整性负责；学院应建立健全各级经济责任制，规范各级管理行为；学院各部门和单位应按《会计法》规定办理学院经济业务；学院须按会计法要求进行会计核算、实施会计监督；落实会计人员岗位、权力、职责；追究违法者法律责任。

（二）财务部门应进行明确的岗位分工、明确会计流程，执行《会计基础工作规范》，遵守职业道德，依法行使职权，实行财务内部轮岗。出纳不得兼稽核、管理会计档案，不兼记经营费用收、支、债权债务账目登记。

（三）严格控制费用，统一开支标准。

（四）财务部门应严格执行规范操作流程，审核制作会计凭证—复核—出纳收付款—记账。财务专用章由专人保管，核对凭证无误之后，方可盖印。个人私章须由本人或授权人保管，严禁一人保管支付款项全部印章。

第十条 会计档案

（一）会计账簿资料、凭证、辅助账、报表等，应按规定装订造册，由会计负责存档管理，按规定年限保存。会计档案保存期间不得借出，特殊需要经单位负责人批准，办理登记手续。单位、个人变更保管须按规定办理交接签字手续。

（二）采用电脑进行核算，须按月打印各类账册，保存纸质档案。

第六章 其他

第十一条 内控检查

（一）学院定期组织内控制度执行情况的自查和检查。检查情况向院领导报告。

（二）违反财政法规者按中华人民共和国国务院令第〔2004〕427号执行。

第十二条 学院各部门应认真落实内控制度，按要求做好学院经济工作。

第十三条 本制度自院长办公会议批准之日起执行，解释权在院长办公会。