根据学院目前的管理体制和院系工作的需要，为协助系主任做好本系教学事务和行政事务工作，落实院系的各项工作安排，学院决定暂设兼职系秘书岗位，并对此岗位的管理作出如下规定。

一、兼职系秘书的工作职责

1.负责本系行政事务工作，如：文件的接收、登记、传递、保管及归档，跟进督促文件精神的落实；

2.配合学院业务部门和本系师生做好有关本系的教学与行政事务工作；

3.管好本系网页，主动向院报和学院网主页提供信息和稿件；

4.完成系主任交办的行政事务性工作。

二、兼职系秘书的聘任条件

1.拥护中国共产党的领导，贯彻落实党的路线、方针、政策，具有较强的理论政策水平以及政治敏感性；

2.具有良好的组织、沟通和协作能力，具有较强的计算机操作技能和文字、语言表达能力；

3.身体健康，工作踏实，具有为广大师生服务的热情和精神；

4.有从事本岗工作的时间和精力。

三、兼职系秘书的聘任对象、职数及选聘办法

（一）兼职系秘书的聘任对象

兼职系秘书的聘任对象为本系专职教职工（含辅导员）。

（二）兼职系秘书的职数

兼职系秘书的职数，根据系的工作分工而定，原则上每系聘任1-3名。

（三）兼职系秘书的选聘办法

1.兼职系秘书的人选由本系专职教职工（含辅导员）自荐或推荐；

2.在自荐或推荐的基础上，系主任根据系的工作需要和教职工的实际情况确定兼职系秘书人选；

3.若要选聘辅导员为兼职系秘书，需事先与学生处协商，并征得分管领导同意；

4.系主任确定（包括中途更换）兼职系秘书的人选后，要及时填写《中山大学新华学院兼职系秘书聘用表》报学院办公室审核。

四、兼职系秘书的工作补贴

1.兼职系秘书的工作补贴分三档：一般规模的系，每系每学期4000元；3-4个专业或有学生400-699人的系，每系每学期5000元；5个专业以上或有学生700人以上（含700人）的系，每系每学期6000元。

2.学院每学期将兼职系秘书的工作补贴经费指标下达到系，由系主任安排专款专用，可补贴一人，也可补贴多人。

3.兼职系秘书工作补贴，先由系主任确定数额报学院办公室（人事）确认，然后由财务处发放。

4.兼职系秘书的工作补贴从2008学年第二学期开始计发。对本学期已承担兼职系秘书工作的教职工，其工作补贴计发至2009年5月31日，由系主任造表报学院办公室核发；按本规定聘用的兼职系秘书，其工作补贴自2009年6月起计发。

五、兼职系秘书的管理与考核

1.兼职系秘书受系主任领导，工作直接对系主任负责；

2.兼职系秘书的业务接受学院相关职能部门的指导；

3.兼职系秘书的考核，由系主任和学院办公室共同进行。